Proforma, Cotización e Ingreso a Caja
Generador de Documentos
Teoría y manual de cada documento
Proforma
¿Qué es?
Documento comercial que el vendedor entrega antes de concretar la venta para informar al cliente qué se ofrece, a qué precio y bajo qué condiciones. Es una factura previa o preliminar.
¿Para qué sirve?
Dar a conocer precios con el IGV desglosado, reservar o separar mercadería, permitir que el cliente obtenga la aprobación de su presupuesto o gestione un pago adelantado, y servir de base para emitir luego la factura o boleta.
Cómo llenarla
- Elige Proforma y revisa la serie y el correlativo (son editables).
- Escribe nombre, RUC, dirección y contacto de tu empresa.
- Indica fecha, moneda, tipo y número de documento y nombre del cliente.
- En el detalle registra cantidad, unidad, descripción y precio por unidad; elige el IGV de cada ítem (18%, 10.5% o inafecto). Marca la casilla si tus precios ya incluyen IGV.
- Completa forma de pago y validez (por ejemplo, 7 días).
- En observaciones agrega plazo de entrega, cuentas bancarias o garantía.
- Revisa el importe en letras y luego imprime o guarda en PDF.
Importante
La proforma no es comprobante de pago ni documento tributario: no sustenta costo, gasto ni crédito fiscal. Al concretarse la operación debe emitirse la factura o boleta electrónica.
Cotización
¿Qué es?
Oferta formal y detallada, normalmente enviada a pedido del cliente, con precios, especificaciones, plazos y condiciones comerciales de un bien o servicio.
¿Para qué sirve?
Permite al cliente comparar proveedores, sustentar un presupuesto o proceso de compra interno y cerrar el acuerdo. Si es aceptada, suele dar origen a una orden de compra o contrato y luego a la factura o boleta.
Cómo llenarla
- Elige Cotización y revisa serie y correlativo.
- Completa los datos de tu empresa y del cliente (nombre y documento).
- Detalla cada ítem con cantidad, unidad, descripción, precio e IGV.
- Define siempre la validez de la oferta y la forma de pago.
- En observaciones precisa tiempo de entrega, garantía, anticipo, lugar de entrega y exclusiones.
- Verifica totales e importe en letras antes de enviarla.
Importante
Durante su validez, la cotización puede considerarse una oferta comercial con efectos civiles; por eso conviene fijar un plazo claro. No es comprobante de pago ni sustenta costo, gasto o crédito fiscal.
Ingreso a caja
¿Qué es?
Documento interno que deja constancia de que ingresó dinero a la caja de la empresa: cobros, anticipos, aportes, devoluciones o reposición de caja chica.
¿Para qué sirve?
Controlar y arquear la caja diaria, identificar quién entregó y quién recibió el dinero y servir de soporte a la contabilidad interna.
Cómo llenarlo
- Elige Ingreso a caja y usa una serie interna (editable).
- En Recibido de escribe quién entrega el dinero y su documento.
- En el detalle describe el concepto (ejemplo: cobro de la factura F001-123 o anticipo) con cantidad 1 y el monto.
- Si el ingreso no está afecto a IGV (aporte, devolución), marca Inafecto.
- Indica en observaciones si fue en efectivo, transferencia u otro medio.
- Firman quien entrega y el cajero que recibe.
Importante
Es un documento de control interno: no reemplaza a la factura o boleta. Si el ingreso proviene de una venta o servicio, debe emitirse el comprobante electrónico correspondiente.
Esta herramienta genera documentos referenciales y no valida información ante SUNAT ni ante ninguna otra entidad. El usuario es el único responsable de la veracidad de los datos, de los cálculos, de aplicar correctamente la tasa de IGV que corresponda a su actividad y de cumplir la normativa tributaria y comercial vigente. Los documentos impresos incluyen la leyenda: Impreso por sistema web, documento referencial, no nos responsabilizamos por el contenido. Ante dudas, consulta con tu contador o asesor legal.